PENGALAMAN MELAKSANAKAN PrOD
Oleh
Abdul Rahim bin Mohd Yunus
Pengetua SMK Sultanah Hajjah Kalsom, Kuantan, Pahang
ABSTRAK
Salah satu cabaran pelaksanaan Program Melonjakkan Kecemerlangan Sekolah Melalui Pembangunan Organisasi (PrOD) yang dijangka dari awal oleh para Konsultan Kanan IAB ialah pertukaran pengetua yang terlibat dengan program latihan ini. Walau bagaimanapun, tidak dapat dinafikan berlaku kesan limpahan dalam bentuk positif apabila program ini tersebar bersama pergerakan pengetua. Setelah menjalani latihan PrOD di bawah kelolaan Institut Aminuddin Baki (IAB) mulai 2008, elemen latihan tersebut telah digunakan dalam beberapa persekitaran yang berbeza. Beberapa elemen yang dapat dijadikan formula kejayaan pembangunan sekolah telah dikenalpasti berdasarkan pengalaman dua kali bertukar sebagai pengetua pada tahun 2009 dan 2011. Kertas ini menghuraikan pendekatan pengetua melaksanakan PrOD di tiga sekolah yang berbeza (Sekolah Model Khas, sekolah harian dan Sekolah Kluster Kecemerlangan). Huraian deskriptif ini ialah aplikasi model dan elemen asas latihan PrOD. Seterusnya, dibincangkan juga kesan pelaksanaan PrOD dan akhirnya beberapa cadangan yang mungkin dapat meningkatkan keberkesanan PrOD di sekolah-sekolah.
Latihan PrOD Kohort 1 bermula pada 2008 dan berakhir pada tahun 2010. Dalam masa tersebut banyak perubahan telah berlaku dan antara perkara yang dijangkakan ialah pertukaran pengetua (Mary Yap, 2009). Perubahan yang dijangkakan ini juga diharap akan dapat menyebarkan pendekatan pembangunan organisasi dalam acuan PrOD. Ini kerana pelaksanaannya ialah mengikut pengetua yang terlibat. Idealnya, sekolah yang baru diterajui pengetua PrOD asal akan menjadi medan atau ‘frontier’ baru untuk dipertingkat, sementara sekolah yang ditinggalkan diharap akan terus berkembang pembangunan organisasinya.
B. Pendekatan Membangunkan Sekolah Sebelum PrOD
Tiada perkataan “Pembangunan Organisasi” atau “OD” (Organizational Development) disebut-sebut dalam menjalankan tugas sebagai pengetua baru mulai Julai 2005.
“…a fresh principal (a rookie) with a clear mission but very little instructions.”
(Abdul Rahim, 2009)
Usaha mencapai “kecemerlangan sekolah” ialah perkataan yang lebih popular melalui Program PKKP (Peningkatan Kurikulum dan Kemajuan Pendidikan) bagi warga pendidikan di Pahang. Bidang yang ditumpukan dalam PKKP ialah kurikulum, kokurikulum, bina insan, 3K dan pengurusan pejabat. Folio A (Analisis dan Diagnosis) dan Folio B (Program) ialah aktiviti dan dokumentasi yang cuba diusahakan semua sekolah dalam program tersebut. Pengurusan Strategik berdasarkan kursus di IAB juga menjadi “modal” menjalankan tugas.
Pada peringkat awal, perhatian lebih ditumpukan kepada asrama dan akademik. Saya telah memberikan fokus kepada membentuk pasukan pentadbir dan warden asrama terlebih dahulu kerana itu ialah isu strategik ketika itu. Sambil mewujudkan pasukan kerja yang baik di asrama, saya turut menggunakan sepenuhnya Jawatankuasa Pengurusan Sekolah bagi meningkatkan keupayaan perancangan dan tindakan di sekolah.
Orientasi kesedaran kepada penghayatan agama Islam yang menjadi asas kekuatan penting sekolah ini sejak penubuhannya telah kami teruskan. Kami mementingkan mesyuarat dan keputusan bersama yang sangat diperlukankan (Al-Imam Al-Nawawi, 2000) bagi menentukan tindakan dan melaksanakan muhasabah atau refleksi. Ada juga unsur ketenteraan yang saya ketengahkan dalam melaksanakan tugas mendisiplinkan asrama dan menganalisis tindakan (Abdul Rahim, 2009). Telah ada slogan ‘Nothing Personal’ dan ‘Purely Professional’ yang saya tambahkan kepada ‘No Hurt Feelings’ dalam ‘After- Action Review’ ( AAR) pasukan tentera (Townsend & Gebhardt, 2004) .
C. Pendekatan Pelaksanaan PrOD
Sekolah Model Khas:SMK Seri Bentong (2008-2009)
Sekolah yang menempatkan murid Tahap 2 Sekolah Kebangsaan (Tahun 4, 5 dan 6) dan menengah (Tingkatan 1 hingga 5) memerlukan peranan Guru Besar dan Pengetua sekaligus. PrOD memberi fokus pembangunan organisasi melalui kepimpinan serta keberkesanan peribadi.
Kami cuba memanfaatkan proses yang digariskan dalam latihan PrOD bagi memenangi hati dan minda ke arah kesedaran yang merangkumi semua peringkat pemimpin yang digariskan dalam PrOD iaitu pemimpin: atasan, pertengahan, baru dan murid.
Fokus tambahan sebagai modal kami ialah usaha meningkatkan Keberkesanan Peribadi (‘Personal Effectiveness’) yang dirangkumkan dalam 2 sifat pegangan Pemimpin Aras 5 (Level 5 Leaders) iaitu ‘Professional Will’ dan ‘Personal Humility’.
Tindakan Pengetua dan Guru Penolong Kanan Pentadbiran
1. Melakukan refleksi awal melalui analisis SWOT tentang kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman sendiri serta ahli-ahli Jawatankuasa Pengurusan,
2. Mengenalpasti isu-isu strategik kepimpinan,
3. Merangka Pelan Tindakan PrOD Fasa 1 bagi perancangan dan pelaksanaan tahun 2008 hingga 2009,
4. Membina Carta Gantt untuk kawalan dan pemantauan.
Pelan Tindakan Fasa 1 yang dirancangan bersama Guru Penolong Kanan pentadbiran dijelaskan melalui jadual berikut:
Antara inisiatif peribadi Pengetua:
· ‘Monday Sharing’ – perkongsian profesional selepas perhimpunan/mesyuarat,
· Menghadiahkan buku kepada semua Guru Penolong Kanan yang berkisar kepada pembinaan sahsiah serta motivasi professional,
· Melibatkan murid dalam merangka program sekolah, mendapatkan pandangan dan cadangan melalui sesi sumbangsaran (‘brainstorming’)
· Perjumpaan dan latihan khas untuk Exco Asrama dan Pengawas,
· Perjumpaan berkala Pengetua dengan murid mengikut tingkatan,
· Membudayakan penulisan peribadi dalam bentuk esei, anekdot, refleksi, sajak dan bahan pembentangan yang berkaitan tugas. Bahan-bahan ini diterbitkan melalui Arena Seri yang diusahakan pula oleh Pusat Sumber Sekolah. Guru-guru akhirnya banyak memberi sumbangan sehinggalah edisi terakhir (ke-7– Edisi Khas PrOD) ketika saya meninggalkan sekolah,
· Memilih lagu tema profesionalisme (“lagu Pengetua”) - “Ayat- Ayat Cinta” untuk dihurai secara lisan bertulis untuk dihayati oleh warga sekolah,
· Menyampaikan kemahiran membuat nota melalui kaedah MindMap – setiap kali orientasi murid baru dan slot kemahiran belajar untuk guru dan murid,
· Pemeriksaan kerap asrama pada waktu persekolahan dan lewat malam,
· Menyiasat dan menyelesaikan kes-kes pelanggaran disiplin bersama warden dan guru,
· Bertugas menjaga Kelas Tahanan pada hujung minggu dan merangka modul khas “Gerak Seri”,
· Menjadi imam solat berjemaah, memimpin solat hajat dan bacaan surah Yaasin,
· Merangka dan melaksanakan Pakej Induksi Seri Bentong atau orientasi guru baru supaya mereka dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran tugas di SMKSB,
· Mengambil bilik asrama dan kelas angkat untuk memulihkan keceriaan,
· Menghantar murid yang sakit ke klinik atau hospital,
· Membuka peluang semua guru, staf dan murid memberi pendapat secara bertulis atau lisan serta “mendengar” sebarang aduan,
· Memilih tugas paling sukar dalam pembahagian kerja pasukan.
Selain itu, aktiviti seperti menulis surat kepada diri sendiri yang dinamakan Visi Peribadi, maklum balas yang dipanggil ‘Ticket to Leave’ dan refleksi kendiri dapat diselesaikan tanpa perlu mengambil masa yang lain. Saranan oleh PrOD ini menjadi cara yang amat berkesan dan mudah untuk mendapat maklumbalas segera dari semua guru. Selain pihak pengurusan dapat menilai aktiviti sekolah, guru juga terlibat dalam proses membangunkan sekolah.
- Menawarkan bengkel dan membentangkan strategi menangani cabaran dalam bilik darjah,
- Menetapkan standard minimum untuk aktiviti atau hasil kerja seperti dokumentasi, pelaporan dan keceriaan,
- Memberi peluang dan menonjolkan guru-guru untuk pengendalian program di peringkat daerah dan negeri seperti Kem Kepimpinan Asrama, Karnival Sekolah Rancangan Khas dan seumpamanya,
- Membantu PPD untuk melatih GSTT dengan menyediakan modul asas; dengan bantuan guru-guru Seri Bentong yang juga bertindak sebagai penceramah dan fasilitator,
- Membudayakan penyediaan dokumentasi bagi setiap aktiviti sekolah,
- Menjadikan aduan pelanggan sebagai alat rangsangan, membangkitkan emosi dan akhirnya menjadi asas penyatuan dan tindakan secara rasional. Saya mewujudkan rasa kurang selesa berada di zon selesa. Mewujudkan krisis dalam bentuk ini adalah pendekatan tentera yang digunakan dalam pemasaran perniagaan: “The best strategy is the courage to attack yourself” (Ries & Trout, 1986). Krisis dan ‘self-attack’ dalam bentuk terkawal juga saya gunakan dalam menguji Jawatankuasa Pengurusan dan Guru Penolong Kanan.
- Menganggap murid sebagai anak-anak sendiri. Jika tidak dapat mencapai tahap anggapan tersebut guru-guru disarankan membayangkan apa yang diharap jika anak-anak mereka sendiri berada di tempat murid-murid,
- Murid adalah amanah oleh Allah dan kita akan dipersoalkan tentang amanah,
- Kerja membina sahsiah serta mengajar kebaikan, kecemerlangan serta menjauhi kejahatan dan keburukan ialah “kerja Nabi” yang diamanahkan bagi penerusan umat yang berjaya di dunia dan akhirat .
Sekolah Harian:SMK Bukit Rangin (April 2009-Ogos 2011)
Saya ialah pengetua lelaki pertama di SMKBR; sekolah harian luar bandar (diasaskan pada 2001) tanpa asrama yang muridnya melebihi 1100 orang. Latar belakang murid serta guru yang bertugas di pinggir bandar besar menyediakan cabaran yang berbeza. Isu utama ialah masalah disiplin murid . Isu strategik yang dikenalpasti ialah kehadiran tahunan murid ke sekolah yang tidak pernah mencapai 90%.
Keadaan tersebut turut memberi kesan kepada keputusan pelajaran Bahasa Malaysia di peringkat SPM yang tidak pernah mencapai kelulusan 100%. Rekod juga menunjukkan bahawa kehadiran murid dalam peperiksaan SPM juga tidak pernah 100%.
Guru-guru amat prihatin akan kecemerlangan tetapi terganggu dengan masalah disiplin; khususnya kekasaran/sikap agresif murid, tidak cakna sebahagian penjaga/ibu bapa dan kegagalan mengawal tingkahlaku murid.
Langkah awal yang kritikal bagi menentukan perubahan di SMKBR:
1. Mendapatkan maklumbalas dari guru melalui ‘Ticket To Leave’ – 2 soalan sahaja bagi mengenalpasti pandangan , isu tersembunyi (keluhan, harapan, masalah ),
2. Bertindak menangani masalah disiplin yang serius secara tegas dalam kelembutan,
3. “Terbuka dan mendengar” melalui bersemuka dan saluran elektronik,
4. Memastikan kehadiran dilihat dan dirasai – pemimpin tempatan (Tok Empat,Tuan Imam, Yang Berhormat), agensi kerajaan (Pondok Polis, Klinik),
5. Membina keyakinan bahawa guru sebenarnya ‘in-charge’, diamanahkan dan mesti menerima “sumpahan” atau tanggungjawab sebagai orang berilmu,
6. Meletakkan guru dan murid ditempat masing-masing melalui penegasan dalam perhimpunan rasmi, perjumpaan dan taklimat,
7. Membina pasukan pengurusan yang “berbeza”.
Langkah susulan:
1. Mesra murid melalui sentuhan peribadi, memastikan perjumpaan dengan kumpulan murid secara terancang,
2. Menekankan standard minimum dalam dokumentasi,
3. Meyakinkan guru bahawa masih ada ruang membaiki prestasi sekolah dan keluar dari keselesaan (waktu balik, jadual kokurikulum, mesyuarat)
4. Menghurai potensi akademik melalui data,
5. Meningkatkan unjuran kecemerlangan akademik daripada zon selesa dan ‘play safe’,
6. Memastikan data digunakan untuk membuat keputusan; bukan andaian,
7. Meneliti latar belakang murid, memahami status sosio-ekonomi, mengutamakan kebajikan dan mempromosi bantuan untuk mereka (Cakna Pengurusan , Bantuan Hari Raya, Bantuan Anak Yatim)
8. Melaksanakan Program Pasca PMR secara terancang, terkawal dan relevan dengan keupayaan murid,
9. Mengaktifkan forum maklumat, perbincangan dan maklumbalas melalui blog sekolah (smkbrangin.blogspot.com) yang dibangunkan sebagai salah satu aktiviti Pasca PMR,
10. Membina rangkaian sahabat dengan sekolah berdekatan dan sama “liga” dan bekerjasama dalam program kecemerlangan akademik,
11. Menggunakan hubungan baik dengan SBP dan menumpang program kecemerlangan,
12. Membina kerjasama erat dengan UMP, Kolej Matrikulasi, UIAM, Kolej Shahputra, UiTM dan
13. Mempromosi komitmen sekolah melalui orientasi SK dan lawatan ke rumah murid,
14. Menggerakkan perubahan melalui Matriks ERRC saranan ‘Blue Ocean Strategy’,
15. Menyesuaikan pelbagai tindakan meningkatkan kecemerlangan SMKBR melalui pengalaman PrOD di SMKSB.
Sekolah Kluster Kecemerlangan (SKK):SMK Sultanah Hajjah Kalsom (Ogos 2011-Sekarang)
SMK Sultanah Hajjah Kalsom Kuantan atau lebih dikenali sebagai SHAKS dinobatkan pada 2011 sebagai SKK Kohort 4. Hampir 100% daripada 568 muridnya tinggal di asrama Sekolah Rancangan Khas negeri Pahang ini. Tugasan di sini menyamai SMKSB; dengan cabaran yang makin “besar, berbulu dan manakutkan”. Statusnya membawa jangkaan di luar kebiasaan pada pandangan komuniti pendidikan setempat, negeri dan kebangsaan.
Pelaksanaan perkara asas PrOD di sini perlu disegerakan dan ada tanda-tanda yang menunjukkan boleh diserap lebih cepat. Hubungan melalui blog SMKBR dengan warga SHAKS (guru, murid dan bekas murid) sebelum saya bertugas di sini telah membantu; di samping hubungan lama sebagai rakan setugas di SMK Abdul Rahman Talib, Kuantan era 80-an hingga 2005 dengan lebih 10% gurunya turut menjadi aset. Reputasi mendahului kedatangan saya di SHAKS seperti juga di SMKBR.
Perkara yang telah dilaksanakan setakat ini:
1. Memulakan pengenalan aspek keberkesanan peribadi pemimpin hadapan (G11), pemimpin pertengahan (Ketua-Ketua Panitia, Penyelaras, Setiausaha, Ahli-Ahli Jawatankuasa Induk), pemimpin baru (guru baru berkhidmat di SHAKS dan guru novis) dan pemimpin murid (Pengawas Sekolah, Asrama, AJK Tertinggi semua peringkat),
2. Mendapatkan maklumbalas awal melalui ‘Ticket To Leave’ - guru dan murid,
3. Sedapat-dapatnya mempraktikkan ‘professional will’ dan ‘personal humility’ dalam semua keadaan.
D. Formula Keberkesanan/Kejayaan & Potensi Yang Perlu Dimanfaatkan
1. Kesedaran Profesional
· Peribadi –persepsi terhadap kepimpinan, yang dipimpin,
· Pasukan Pengurusan Mantap (‘A-Team’)/Kumpulan Pemikir (‘Think-Tank’)
· Mengoptimumkan peranan Guru Kaunseling Sekolah
2. Menentukan fokus melalui proses Pengurusan Strategik
· Analisis persekitaran
· Mengenalpasti isu strategik
· Bertindak segera dan jelas (“Must be done and must seen to be done”)
3. Pelan Tindakan
4. Mendokumentasi proses
5. Menulis anekdot atau catatan pengalaman
6. Mengubah pandangan guru, murid dan staf sokongan
· Tenang dan mesra dan (‘cool head and warm heart’)
· Menepati kata dan janji
· Melatih guru dan murid melalui kepercayaan dan pengupayaan (‘empowerment’ – ‘letting go so that the others can get going’)
· Mendekati , menghormati dan mendahulukan murid
7. Mengubah pandangan ibu bapa atau penjaga
· Membantu & memudahkan urusan
· Menghormati & mengutamakan pelanggan sebagai tetamu
8. Memanfaatkan latihan dan apa yang ada dalam kawalan
9. Mengusahakan dan mengesan tanda-tanda kejayaan awal (‘small gains’)
E. Kesan Pelaksanaan PrOD
1. Pengiktirafan komuniti setempat, daerah, negeri dan kebangsaan terhadap sekolah,
2. Peningkatan keyakinan peribadi dan penglibatan di peringkat daerah, negeri,
kebangsaan dan antarbangsa,
3. Peningkatan kecemerlangan akademik (‘acid test’ Rujuk Jadual) dan kokurikulum
| TAHUN (Fasa PrOD) | SEKOLAH | PEPERIKSAAN | GPS | ANUGERAH |
| 2008 | SMKSB | UPSR | 1.08 (dari 1.16-2007 dan 1.29-2006) | Menerima 6 Anugerah: Prestasi Cemerlang, Anugerah PKKP Akademik & Anugerah Gading Bersilang Yayasan Pahang |
| PMR | 1.40 (dari 1.36-2007 dan 1.46-2006 ) | Menerima 5 Anugerah: Anugerah PKKP Akademik JPNP & 4 Anugerah Gading Bersilang Yayasan Pahang | ||
| SPM | 3.05 (dari 3.3-2007, 3.42-2006 dan 4.51-2005) | Anugerah Menteri Besar Pahang Keputusan SPM SRK 2008 (Terbaik selepas SKK –SMART sekolah ‘benchmark’ | ||
| 2009 | SMKBR | PMR | 2.41 (dari 2.47-2008) | Hadiah Kecemerlangan PPD &JPN |
| SPM | 4.91 (dari 4.89-2008) | Hadiah Kecemerlangan PPD &JPN Lulus 100% | ||
| 2010 | SMKBR | PMR | 2.25 | Hadiah Kecemerlangan Menteri Besar Pahang Sekolah Menengah Luar Bandar Terbaik PMR 2010 |
| SPM | 4.92 | Anugerah Kecemerlangan Akademik Keseluruhan Peperiksaan SPM & 3 Anugerah Kecemerlangan Mata Pelajaran Peningkatan Kualiti , 10 mata pelajaran meningkat |
4. Menjadi ‘benchmark’ dan rakan kongsi daerah, negeri dan antarabangsa,
5. Dicalonkan Anugerah ASAT, ASC, Kluster(SMKSB) kecemerlangan dan dicadangkan sebagai SRK (SMKBR)
F. Cadangan Meningkatkan Keberkesanan
1. Rangkaian dan jaringan sekolah “Prodian” – hubungan ‘benchmarking’, kelompok,
2. Khidmat ‘coaching dan mentoring’ inisiatif IAB/JPN di sekolah,
3. Senarai semak pelaksanaan elemen,
4. Buku panduan/’handbook’,
5. Perkongsian maya – blog, portal,
6. Latihan asas – ICT untuk Pentadbir, Pengurusan Projek, Pengurusan Konflik,
7. Kajian yang dibentangkan dan tindakan susulan,
G. Penutup
Pelaksanaan PrOD menuntut komitmen peribadi serta stamina kerohanian, mental dan fizikal. Sebagai peneraju kita diamanahkan dengan ilmu dan tanggungjawab. Menyedari keupayaan individu yang terbatas, inisiatif memotivasi dan mempengaruhi staf dan murid amat penting agar kesan pembangunan bukan sahaja kekal tetapi terus meningkat walaupun peneraju PrOD yang asal telah bertukar. Kepekaan pasukan kepada keberkesanan aktiviti atau program mesti ditingkatkan. Amat perlu di teliti sejauh mana kesan atau tinggalan PrOD di sekolah-sekolah rintisnya; sama ada yang masih diterajui pengetua asal atau diganti pengetua baru. Penyampaian elemen asas latihan PrOD yang paling penting iaitu keberkesanan peribadi patut dipastikan pada tahap paling mengesankan bukan sahaja kepada peserta kohort tetapi juga untuk pentadbir sekolah dalam semua kursus pengurusan organisasi pendidikan di IAB.
Rujukan
Abdul Rahim bin Mohd Yunus (2009) Best Practices of Organizational Development Program (PrOD)
in SMK Seri Bentong. Kertas pembentangan di Seminar Malaysia-Oman, di Hotel Empress Sepang.
Al-Imam Al-Nawawi (2000) Terjemah Al-Azkar, Pustaka Antara:Kuala Lumpur.
Perunding Kanan Institut Aminuddin Baki (2008) Program Melonjakkan Kecemerlangan Sekolah Melalui Pembangunan Organisasi (PrOD). Institut Aminuddin Baki.
Mary Yap Kain Ching (2009) A New Thinking Towards Improvement Through Organization Development. Kertas pembentangan di 14th International Convention On Thinking, Kuala Lumpur.
Townsend, Patrick L.dan Gebhardt, Joan E. (2004) How Organizations Learn: Investigate, Identify, Institutionalize. Viva Books Private Limited: New Delhi.
Ries, Al dan Trout,Jack (1986) Marketing Warfare. Harper Collins:New York.
